Das klassische Nine-to-Five-Arbeitsmodell ist in vielen Unternehmen bereits passé. Stattdessen ist New Work in aller Munde. Hybride Arbeitsmodelle gehören bereits zum Arbeitsalltag und hybride Meetings ersetzen klassische Besprechungen im Büro. Im Folgenden erklären wir Ihnen, was hybrides Arbeiten ist und welche Arbeitsmodelle es gibt. Zudem zeigen wir Ihnen Vor- und Nachteile von hybridem Arbeiten auf und erklären, worauf es bei hybriden Meetings ankommt.
In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt verändert – nicht zuletzt besonders aufgrund von Covid-19. Ein Großteil der Menschen hat von zuhause aus – also im Home Office – gearbeitet und macht dies nach wie vor. Ein anderer Teil geht wieder ins Büro. Hybrides Arbeiten (engl.: hybrid work) ist genau das: eine Mischung aus Büro, Home Office und Arbeiten an anderen Orten.
Das steckt auch schon im Namen. Hybrid kommt aus dem Lateinischen „hybrida“ und bedeutet „Mischling“. Mitarbeiter wählen also nach Belieben und persönlicher Präferenz ihren Arbeitsort aus. Das müssen nicht die eigenen vier Wände sein. Die Arbeit kann auch remote im Lieblingscafé um die Ecke, auf der Zugfahrt zum Kunden oder in einem Hotelzimmer erledigt werden. Hybrides Arbeiten schafft für Mitarbeitende viel Flexibilität – was Raum lässt für individuelle Ansprüche und Lebensumstände.
Hybride Arbeitsmodelle gibt es in verschiedenen Ausprägungen. Jedes Unternehmen, das hybrides Arbeiten für seine Angestellten fördert, hat mit Sicherheit eigene, auf die Firma zugeschnittene Kategorien definiert. Diese unterscheiden sich durch den Grad an Flexibilität für Arbeitnehmer im Hinblick auf Ort und Zeit. So ist die Spannweite hybrider Arbeitsmodelle groß. Sie reichen von festen (Kern-)Arbeitszeiten oder Gleitzeit bis hin zu vollflexiblen Arbeitszeiten. In Bezug auf den Ort erstrecken sich die Modelle von Anwesenheitspflicht im Büro, flexible Wahl des Arbeitsortes bis hin zu ausschließlichem Remote Arbeiten.
Zu beachten ist, dass das ideale hybride Arbeitsmodell nicht existiert. So unterschiedlich die Anforderungen und Wünsche von Arbeitgebern und Arbeitnehmern sind, so verschieden sollten die Arbeitsmodelle sein. Je nach Bereich, Anzahl an Standorten und Art der Tätigkeiten können die Modelle hybrider Arbeit variieren.
Grob lassen sich fünf hybride Arbeitsmodelle definieren:
Home Office oder Remote Work bleiben die Ausnahme. Die Mitarbeitenden arbeiten meist vor Ort im Büro.
Mitarbeitende müssen sich entscheiden: entweder Home Office oder Arbeiten am Unternehmensstandort im Büro.
Arbeitnehmer definieren bei diesem hybriden Arbeitsmodell feste Büro- und Home Office-Tage. Zum Beispiel sind Montag und Freitag feste Home Office-Tage. Von Dienstag bis Donnerstag sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort im Unternehmen präsent. Abweichungen sind nur in Ausnahmefällen möglich.
Die Angestellten haben die volle Kontrolle. Sie können jeden Tag neu entscheiden, ob sie ihre Arbeit im Büro ausführen oder in den eigenen vier Wänden im Home Office. Des Weiteren haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, remote an einem beliebigen Ort zu arbeiten. Dieses Modell gibt den Beschäftigten einer Firma die größtmögliche Flexibilität in der Gestaltung ihres Arbeitstages.
Im Gegensatz zu „Office First“ ist bei diesem Modell das Home Office beziehungsweise ein beliebiger Ort – wie ein Café, Coworking Space oder Hotelzimmer – Arbeitsplatz Nummer eins. Ist ein Angestellter physisch anwesend im Büro und arbeitet dort, ist das eine Ausnahme, etwa weil ein Personalgespräch oder ein Teamevent ansteht.
Hybrides Arbeiten ist in vielen Unternehmen nach wie vor verrufen. Arbeitgeber befürchten, dass ihre Angestellten unproduktiver sind, wenn sie zuhause oder remote arbeiten. Eine Studie der Stanford University räumt mit diesem Vorurteil auf. Die zweijährige Studie kam zu dem Ergebnis, dass Probanden, die ausschließlich im Home Office arbeiten, deutlich produktiver waren als ihre Kollegen, die täglich am Standort des Unternehmens arbeiteten. Voraussetzung für das Arbeiten zuhause waren ein eigenes Arbeitszimmer und eine gute technische Ausstattung. Hybrides Arbeiten hat also sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Vorteile.
Angestellte profitieren auf vielfältige Weise von hybriden Arbeitsmodellen.
Morgens einen Espresso trinken im Lieblingscafé am Eck und mittags eine Runde Yoga: Flexible Arbeitsmodelle ermöglichen Arbeitnehmenden sich ihren Arbeitsalltag frei zu gestalten und einzuteilen.
Morgens entspannt das Kind in den Kindergarten oder in die Schule bringen, muss nicht unter Zeitdruck erfolgen. Hybrides Arbeiten ermöglicht Müttern und Vätern ihre Arbeit in Einklang mit dem Familienleben zu bringen. Individuelle Bedürfnisse können dank Remote Arbeit erfüllt werden.
Vermehrte Remote Arbeit und weniger Präsenztage im Unternehmen reduzieren die Fahrtkosten für Angestellte. Wer weniger mit Auto oder Bahn ins Büro fährt, spart Kosten für Benzin und Tickets für den öffentlichen Nahverkehr. Nicht jeder denkt morgens immer an die Verpflegung im Büro. So kann auch die tägliche Mittagspause beim Italiener den Geldbeutel strapazieren. Ermöglicht eine Firma die Arbeit unabhängig vom Standort, können Beschäftigte außerdem in günstigeren Gegenden wohnen und so Miete sparen.
Hybride Arbeitsmodelle ermöglichen es allen Mitarbeitenden dort zu arbeiten, wo sie sich am besten konzentrieren können. Wie die oben genannte Studie der Standfort University zeigt, sind Mitarbeiter im Home Office produktiver, da nervenaufreibendes Pendeln wegfällt, Arbeits- und Pausenzeiten besser eingehalten werden und es weniger Störfaktoren gibt. Außerdem erreichen Mitarbeiter durch produktives Arbeiten ihre persönlichen Ziele leichter: Die Gehaltserhöhung rückt einen Schritt näher, sie erfahren Anerkennung von Vorgesetzten und Kollegen und sind grundlegend zufriedener im Job. Arbeitnehmer im Home Office sind laut der Studie auch seltener krank als ihre Kollegen, die vor Ort im Unternehmen arbeiten.
Auch Unternehmen ziehen diverse Vorteile aus hybridem Arbeiten: Weniger Geschäftsreisen verbessern den CO2-Fußabdruck. Büroräume können verkleinert werden, da weniger Mitarbeiter on-site im Büro arbeiten. Somit sparen Unternehmen Kosten ein. Das Angebot, im Home Office oder von unterwegs zu arbeiten, steigert die Attraktivität einer Firma am Arbeitsmarkt und zufriedene Mitarbeiter steigern die Produktivität eines Unternehmens.
Hybride Arbeit sorgt für einen besseren CO2-Fußabdruck einer Firma. Unnötige Geschäftsreisen – oftmals Inlandsflüge – werden überflüssig und auch lange Pendelstrecken in die Arbeit gehören der Vergangenheit an. Hybride Arbeit und Meetings tragen also ihren Teil zum Klimaschutz bei.
Bietet eine Firma ihren Mitarbeitern ein hybrides Arbeitsmodell an, kann sie Kosten sparen, da deutlich weniger Büroflächen benötigt werden. Hybrides Arbeiten bedeutet aber nicht nur Mieteinsparungen. Auch die Kosten für Büroausstattung lassen sich senken, da nicht jeder Arbeitnehmende einen Arbeitsplatz benötigt.
Hinweis: Bei einer Neu- beziehungsweise Umstrukturierung von Büroflächen sollten Sie bedenken, dass Sie für hybride Meetings ausreichend Besprechungsräume benötigen. Überflüssig gewordene Büros lassen sich gut zu Konferenzräumen umfunktionieren. Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken, wie Sie Ihren Besprechungsraum am sinnvollsten einrichten.
In Zeiten eines Arbeitnehmermarktes müssen Unternehmen ihren potenziellen Mitarbeitern einiges bieten. Obst, Kaffee for free und einmal im Monat After Work reichen heute nicht mehr, um Wunschkandidaten für das Unternehmen zu begeistern. Neben Sport- und Freizeitangeboten, Company-Bikes und Weiterbildungsmöglichkeiten ist eine flexible Arbeitszeitgestaltung ein großer Benefit, der einen Arbeitgeber für Fachkräfte attraktiv macht. Darüber hinaus haben Firmen, die außerhalb einer Metropolregion angesiedelt sind, die Chance junge, qualifizierte Talente anzustellen, die nicht bereit sind, die Großstadt zu verlassen.
Die Produktivität eines jeden Mitarbeiters hat auch Effekte für das Unternehmen. Viele Unternehmen haben mit einer hohen Fluktuation ihrer Mitarbeiter zu kämpfen. Je zufriedener ein Angestellter ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er sich nach einer neuen Stelle umsieht oder das Angebot der Konkurrenz annimmt. Angestellte, die produktiv sind und gute Leistungen erzielen, tragen direkt zum Erfolg des Unternehmens bei.
Die Vorteile hybriden Arbeitens sind offensichtlich und überwiegen. Allerdings existiert lediglich in 27 Prozent der deutschen Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell, wie eine Befragung des Marktforschungsinstituts YouGov im Auftrag der Agentur HIRSCHTEC im Herbst 2021 herausfand. Ein Drittel der Befragten gab an, dass in ihrem Geschäftsbereich hybride Arbeitsmodelle nicht möglich sind. Ist in Ihrem Unternehmen hybrides Arbeiten möglich? Dann sollten Sie die Nachteile nicht außer Acht lassen. So können Sie sich – sollten Sie Entscheidungsträger in einem Unternehmen sein – proaktiv den Herausforderungen stellen und gezielt Lösungen finden. Nachteile hybrider Arbeitsmodelle sind vor allem zwischenmenschlicher Natur. Aber auch die Technikkomponente spielt eine Rolle.
Die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben droht beim Arbeiten von zuhause oder von unterwegs einzureißen. Nach Feierabend noch mal schnell die Mails checken? Sehr verlockend, wenn der Laptop immer in Reichweite liegt. Gesteigerte Produktivität – ein Vorteil von hybrider Arbeit – kann auch einen negativen Aspekt haben. Mitarbeiter, die ihre Aufgaben schnell und zuverlässig erledigen, haben vielleicht das Gefühl, noch mehr tun zu müssen und bürden sich zu viel Arbeit auf. Die Folge kann eine Überlastung sein bis hin zum Burnout.
Home Office oder Arbeiten von unterwegs funktioniert nur, wenn die Technik mitspielt. Eine stabile Internetverbindung sowie ein sicherer Zugang zum Unternehmensnetzwerk sind hier Pflicht. Kommt es zu einer technischen Störung, während ein Mitarbeiter im Home Office oder remote arbeitet, führt das in den meisten Fällen zu größeren Problemen.
Die Technik kann auch zur Kostenfalle werden: Beim hybrid individuellen und vollflexiblen Arbeitsmodell fallen für das Unternehmen Mehrkosten an. Denn sowohl die technische Ausstattung im Büro als auch für Home Office oder Remote Work muss finanziert werden.
Das Büro bleibt auch in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen Ort des Austauschs und der Begegnung mit Kollegen. Im Rahmen einer Studie zum Hybriden Arbeiten, die Microsoft gemeinsam mit der Boston Consulting Group und KRC Research durchführte, haben befragte Mitarbeiter angegeben, dass ihnen im Home Office der menschliche und direkte Austausch im Team fehlt. Die Befragten gaben an, dass sie sich circa ein Viertel ihrer Arbeitszeit außerhalb der traditionellen Büroräumlichkeiten vorstellen können. Bedenken Sie also bei der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells: Der Tratsch am Kaffeeautomaten und die informellen Gespräche mit Kollegen auf dem Gang haben Einfluss auf die Zufriedenheit der Angestellten und tragen zur Unternehmenskultur bei.
Hybrides Arbeiten stellt Arbeitgeber vor neue Herausforderungen: Die Kultur und Organisation eines Unternehmens müssen an die neuen digitalen Gegebenheiten angepasst werden.
Geeignete Prozesse und Strukturen müssen dafür sorgen, dass Mitarbeitende unabhängig vom Arbeitsort Zugriff auf alle Informationen erhalten. Zudem muss jeder Mitarbeiter in Arbeitsabläufe eingewiesen und integriert werden. Die Basis der Zusammenarbeit ist nun technisch. Alle Mitarbeitenden müssen also fähig sein, die Technik und digitale Tools, wie Microsoft Teams Rooms, zu verwenden. Einführende Schulungen sind hilfreich.
Mit hybriden Arbeitsmodellen gehen neue Herausforderungen für Führungskräfte einher. Sie müssen die Kommunikation im Team sowie teamübergreifend aktiv fördern. Denn durch digitale Meetings und den Mangel an persönlichem Kontakt mit Kollegen schwindet der Teamgeist. Arbeiten Mitarbeitende vollständig remote und sind nur in Ausnahmefällen im Büro anwesend, kann die Verbundenheit und Identifikation mit der Firma, ihren Werten und ihrer Kultur sinken. Mit innovativen und flexiblen Arbeitsmethoden können Führungskräfte ihr Team auch virtuell motivieren.
Zwei Beispiele:
So pflegen Mitarbeiter die Beziehung zueinander. Besprechungsräume werden auf diese Weise für verschiedene Zwecke genutzt und bieten Raum für persönlichen und kreativen Austausch. Damit die Zusammenarbeit mit Remote-Kollegen reibungslos funktioniert, gibt es Lösungen wie Microsoft Teams Rooms. Microsoft Teams Rooms bietet einen ganzheitlichen Ansatz für hybride Veranstaltungen: vom der Ausstattung der Konferenzräume bis hin zur passenden Software.
Wichtig ist, dass Führungskräfte ihre Mitarbeiter auf der Reise zu einer neuen Art des Zusammenarbeitens, dem hybriden Arbeiten, mitnehmen und sie aktiv involvieren. Neben regelmäßigen Check-Ins bieten digitale Projektmanagement- und Kommunikations-Tools die beste Möglichkeit, um standortübergreifend zusammenzuarbeiten. Jedes Tool bietet unterschiedliche Anwendungsmöglichkeiten. Welches das richtige für ein Team ist, sollten die Mitarbeiter selbst in einer Testphase entscheiden.
Eine Lösung, um die Herausforderungen hybriden Arbeitens zu meistern, sind hybride Meetings (alternativ: hybride Konferenzen). Diese stellen neue Anforderungen an einen Arbeitsplatz: Hard- und Software im Büro, aber auch im Home Office müssen angepasst werden. Wir erklären Ihnen, was hybride Meetings sind und worauf Sie bei der Durchführung achten müssen.
Teilnehmer von hybriden Besprechungen sind von verschiedenen Orten zu einem digitalen Meeting zugeschaltet. Einige Mitarbeiter sind im Unternehmen live vor Ort und sitzen gemeinsam im Konferenzraum (on-site). Andere Teilnehmer schalten sich aus dem Home Office zu und wiederum andere sitzen im Zugabteil, im Hotelzimmer oder Café und nehmen am hybriden Meeting teil (virtuell).
Moderne Lösungen, wie Microsoft Teams Rooms, machen hybride Meetings möglich. Für einen reibungslosen Ablauf von hybriden Veranstaltungen braucht es verschiedene Voraussetzungen. Mit einer stabilen Internetverbindung ist es nicht getan. Welche technischen Voraussetzungen Ihr Meetingraum erfüllen sollte, können Sie in unserem CANCOM.info Artikel zur Konferenzraum-Technik nachlesen. Im Folgenden geben wir Ihnen Tipps, sodass einem reibungslosen Ablauf Ihres hybriden Meetings nichts mehr im Weg steht:
Hinweis: Benötigen Sie Hilfe, die Infrastruktur Ihres Unternehmens an hybride Veranstaltungen anzupassen? CANCOM bietet Ihnen umfangreiche Unterstützung. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gerne!
Hybrides Arbeiten ist das Arbeitsmodell der Zukunft. Auch wenn einige Unternehmen auf konservative Arbeitsstrukturen bestehen, der Großteil der Firmen hat bereits oder wird in Zukunft hybride Arbeitsmodelle etablieren. Die Vorteile hybrider Arbeit sind unverkennbar. Auf dem Arbeitsmarkt haben Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, den Arbeitsort flexibel zu wählen, einen großen Wettbewerbsvorteil gegenüber Firmen mit starren Strukturen. Viele Betriebe stecken allerdings noch in den Kinderschuhen, wenn es um das Etablieren hybrider Arbeitsmodelle geht. Zukunftsorientierte Unternehmen werden versuchen, ihren Mitarbeitern das Beste aus beiden Welten anzubieten: die Flexibilität, die Arbeiten aus dem Home Office oder von unterwegs bedeutet und die persönliche Zusammenarbeit im Büro. CANCOM informiert rund um das Thema New Work und zeigt Lösungen für moderne Arbeitsmodelle auf.
Wollen Sie mehr über das Thema New Work und hybride Arbeit erfahren? Dann schauen Sie auf unserer Themenseite zur Hybrid Work Week vorbei.
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